L’adaptation aux changements peut être un processus long et complexe. Selon Kurt Lewin (fondateur de la théorie des résistances aux changements) le phénomène de résistance aux changements est tout à fait naturel et s’explique par l’abandon des routines, la peur de l’inconnu et l’effort d’apprentissage.

La gestion des résistances et des frustrations est cruciale pour la réussite de tout projet de transformation. Asendit vous donne 5 conseils-clés pour réussir votre conduite de changement.

1.    Définir les objectifs réalistes, claires et partagés

Définir l’objectif du changement est primordiale pour sa réussite. Pour que tous les acteurs concernés (et surtout ceux qui vont actionner le changement de manière concrète sur le terrain) soient motivés et engagés, il est important qu’ils comprennent la raison d’être de ce changement. La transformation digitale ne doit pas être juste un effet de mode. Le projet doit être fondé sur le vrai besoin : gagner en productivité, en rentabilité, développer de nouveaux marchés, améliorer l’attractivité vis-à-vis des concurrents… Les fondements de votre projet doivent être claires, partagés, mais surtout (!) réalistes. Bien qu’un leader-visionnaire est une source d’inspiration importante pour son équipe, ce n’est pas suffisant à long terme. Pour maintenir l’élan et encourager les employés à continuer à soutenir l’initiative, il est important de fixer des objectifs atteignables à court terme et célébrer les premiers succès dès le début du processus de changement.

2.    Communiquer sur l’état d’avancement

Bien qu’un effort de communication important doive être réalisé en amont de l’implémentation pour partager et faire comprendre les raisons du changement et les objectifs à atteindre, la démarche de communication ne s’arrête pas là. La transparence de l’information vis-à-vis du changement est essentielle tout au long du projet. Montrez à vos collaborateurs qu’ils sont les parties prenantes de cette transformation et pas seulement tributaires de ce processus. Fixez des jalons de révision et partagez l’état d’avancement du projet, fêtez des réussites et réfléchissez ensemble sur les problématiques rencontrés.

3.    Bien planifier le changement

Très importante, cette consigne est pourtant rarement respectée. La plupart des changements ne viennent pas impacter notre vie par la seule volonté des dirigeants. Lorsque le statut quo permet de maintenir les conditions opérationnelles et revenus stables, peu de dirigeants vont réfléchir au changement du système. Bien souvent ce dernier est provoqué par une nécessité économique, politique ou sociale. Ainsi, il est souvent effectué sous une contrainte calendaire. Or, agir en urgence demande souvent des ressources supplémentaires et génère des frustrations. Des problèmes de mise en œuvre, des dépassements budgétaires, des actions réalisées en parallèle et des retards augmentent le niveau de pression et de stress pour les collaborateurs, déjà perturbés par le changement de la situation. Bien préparé et planifié en amont, le changement génère moins de frustrations et se passe naturellement.

4.    Ne pas sous-estimer le temps d’appropriation

Les dirigeants, ayant déjà acquis des connaissances concernant les nouveaux outils ou/et processus au moment du cadrage, ont tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour la prise en main de l’outil par une personne n’ayant pas de connaissances sur le sujet. A cela s’ajoute l’envie d’aller vite pour profiter plus rapidement des avantages offerts par les changements. Toutefois (et comme il est souvent le cas) la précipitation n’est pas une bonne option dans le cadre d’un projet de transformation. Compte tenu de la complexité du projet et de la culture de l’entreprise, le temps d’adaptation peut varier d’une personne à l’autre et d’une organisation à l’autre. Et le manque de temps d’approbation peut provoquer l’incompréhension, la contestation, le retrait et finalement le désengagement complet des collaborateurs, ce qui pourra compromettre le succès de votre projet.

Le changement va prendre toujours plus de temps que les dirigeants le croient. En prévoyant plus de temps dès le début, vous allez y arriver plus vite in fine, car il y aura moins de confusion, de panique et d’actions chaotiques dus aux deadlines.

5.    Commencer à construire la culture d’entreprise proactive aux changements

L’un des leviers les plus efficaces pour réduire le temps d’appropriation des changements de manière importante, c’est le développement de la culture d’apprentissage continue au sein de l’entreprise. Dans le monde qui change de plus en plus rapidement, les compétences d’hier peuvent devenir obsolètes aujourd’hui. Une culture organisationnelle agile, centrée sur la veille, la formation et l’amélioration continue a ainsi plus de chances de réussir face à la concurrence. Pour maintenir le cap, vous devez inscrire le changement dans l’ADN de votre entreprise.

Quand l’abandon des routines devient une routine, l’effort d’apprentissage devient une pratique quotidienne, voire triviale, et la peur de l’inconnu ne génère plus autant de stress qu’auparavant, le phénomène de résistance aux changements s’annihile naturellement.